Giấy phép lao động đối với người nước ngoài tại Việt Nam được coi là cơ sở pháp lý cao nhất đảm bảo điều kiện pháp lý để người lao động có quốc tịch nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Do đó, sau khi được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam người nước ngoài nếu tiếp tục làm việc tại đơn vị đã được cấp giấy phép khi hết hạn  có thể được gia giấy phép lao động.

Số lần gia hạn giấy phép lao động và thời hạn gia hạn của giấy phép lao động

Từ ngày 01/01/2021 khi Bộ luật Lao động 2019 chính thức có hiệu lực thì thời hạn của giấy phép lao động tối đa là 02 năm (Điều  155 Bộ luật Lao động 2019). Trường hợp giấy phép lao động hết hạn thì khi gia hạn thì chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm. Như vậy nếu người lao động sau khi đã gia hạn hết một lần muốn tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp mới giấy phép lao động.

Các trường hợp được gia hạn giấy phép lao động

Người nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động khi đang có giấy phép lao động còn thời hạn.

Thời gian thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động: Giấy phép lao động hiện tại phải còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày. (Lưu ý trước khi gia hạn giấy phép lao động đơn vị phải thực hiện thủ tục đăng ký chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài, thời hạn này là 30 ngày trước khi nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động).

Theo đó người nước ngoài muốn gia hạn giấy phép lao động cần có giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.

Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động

1. Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội;
2. 02 ảnh mầu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ;
3. Giấy phép lao động đã được cấp;
4. Trường hợp giấy phép lao động bị mất theo thì phải có xác nhận của cơ quan Công an cấp xã của Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo quy định của pháp luật;
5. Trường hợp thay đổi nội dung ghi trên giấy phép lao động thì phải có các giấy tờ chứng minh;
6. Trường hợp giấy phép lao động còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày thì phải có giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe theo quy định một trong các giấy tờ quy định tại Khoản 6 Điều 17 Nghị định 152/2020/NĐ-CP;
7. Trường hợp người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động theo quy định tại 11/2016/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thì phải có văn bản chứng minh đáp ứng yêu cầu theo quy định tại Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP;

Trình tự gia hạn giấy phép lao động đối với trường hợp hết hạn giấy phép lao động

Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài

Trước khi nộp hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động cho người lao động theo bước 2 30 ngày người sử dụng lao động phải nộp văn bản xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài.

Hồ sơ xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài khi gia hạn giấy phép lao động

1. Công văn theo mẫu sau đây:

Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng soạn thảo theo mẫu 02 Phụ lục 01 Ban hành kèm theo NĐ 152/2020 NĐ-CP;

2. Giấy giới thiệu/giấy ủy quyền (Đối với trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

Nộp hồ sơ tại:

• Nộp trực tiếp tại Bộ phận 1 cửa của cơ quan chấp thuận hoặc hệ thống cổng thông tin điện tử  http://dvc.vieclamvietnam.gov.vn

Thời gian giải quyết: 15 ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp trực tiếp) và 12 ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp qua mạng)

Bước 2: Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày, trước ngày giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã cấp giấy phép lao động đó kèm với văn bản thông báo của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội về vị trí công việc được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài hoặc văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc nhà thầu được tuyển người lao động nước ngoài vào các vị trí công việc không tuyển được người lao động Việt Nam.

Bước 3: Xử lý hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội gia hạn giấy phép lao động. Trường hợp không gia hạn giấy phép lao động thì trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 4: Ký kết hợp đồng lao động với người được gia hạn giấy phép lao động

Sau khi người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động. Nội dung hợp đồng lao động không được trái với nội dung ghi trong giấy phép lao động đã được gia hạn.

• Đóng bảo hiểm y tế cho người lao động nước ngoài. Kể từ ngày 1/01/2018 người lao động nước ngoài nếu đã được cấp giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cũng là đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014.
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài: Hiện tại người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) không phải thực hiện thực hiện chế độ báo cáo định kỳ. Thay vào đó, người sử dụng lao động sẽ báo cáo khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bước 5: Gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết và bản sao giấy phép lao động đã được đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết và bản sao giấy phép lao động đã được đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã gia hạn giấy phép lao động đó.

Bước 6: Cấp thẻ tạm trú theo thời hạn của giấy phép lao động cho người nước ngoài

Sau khi Người lao động nước ngoài được gia hạn Giấy phép lao động tại Việt Nam, thì việc tiếp theo là xin cấp Thẻ tạm trú theo thời hạn của Giấy phép lao động mới. Thời gian tối đa của thẻ tạm trú cũng là 02 năm theo giấy phép lao động mới được gia hạn.

Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn

Thời hạn của Giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của các văn bản ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động nhưng không quá 02 năm và chỉ được gia hạn 01 lần. Theo đó, các văn bản ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động được gia hạn giấy phép lao động cũng cần có thời giạn phù hợp, Cụ thể các văn bản sau cũng chỉ có thể có thời hạn không quá 02 năm theo thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn:

• Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết;
• Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam;
• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;
• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;
• Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
• Thời hạn đã được xác định trong giấy chứng nhận của tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó;
• Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.

Hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú theo giấy phép lao động được gia hạn

• Văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân làm thủ tục mời, bảo lãnh (thường là người sử dụng lao động)
• Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú có dán ảnh: Mẫu NA8 được ban hành kèm theo Thông tư số 04/2015/TT-BCA Quy định mẫu giấy tờ liên quan đến việc Nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Tờ khai này được người đề nghị cấp thể tạm trú ký, ghi rõ họ tên. Cơ quan, tổ chức bảo lãnh đóng dấu giáp lai ảnh và tờ khai và đóng dấu treo ở bên còn lại;
• Hộ chiếu của người đề nghị cấp thẻ tạm trú;
• Giấy phép lao động của người đề nghị cấp thẻ tạm trú;
• 03 ảnh mầu (kích thước 2cm x 3cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ;
• Giấy xác nhận tạm trú do Công an xã/phường nơi người nước ngoài tạm trú xác nhận;
• Tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân của đơn vị bảo lãnh.