Mặc dù rất quen thuộc và là yêu cầu bắt buộc trong các hồ sơ, văn bản, thủ tục pháp lý, song nhiều người vẫn chưa hiểu sự thực Dịch thuật công chứng là gì? Tại sao phải dịch thuật công chứng?

Dịch thuật công chứng là gì? 

Dịch thuật công chứng là quá trình chuyển đổi ngôn ngữ của tài liệu gốc có dấu pháp lý của cơ quan có thẩm quyền sang một ngôn ngữ đích theo yêu cầu của khách hàng, và được cơ quan có thẩm quyền đó chứng nhận bản dịch chính xác với bản gốc.

 

Dịch thuật công chứng là gì?

Trong thời đại thương mại toàn cầu này, một số giao dịch hay dịch vụ bắt buộc phải dịch thuật công chứng hồ sơ. Các hồ sơ này có thể là bắt buộc hoặc không, nhưng khi được dịch thuật công chứng thì nó sẽ được “khoác” lên mình sự đáng tin tuyệt đối, bởi dịch thuật công chứng là quy định được giám sát bởi nhà nước. Do đó, bản dịch công chứng thường đáng tin cậy và có giá trị pháp lý hơn một bản dịch thông thường và thường được sử dụng chủ yếu trong những trường hợp yêu cầu bản dịch phải được công chứng và chứng thực.

Các hình thức dịch thuật công chứng

Bản chất của công chứng dịch thuật là việc chứng thực chữ ký người dịch của Phòng tư pháp Quận, Huyện hoặc công chứng bản dịch của Văn phòng công chứng. Như vậy, có 2 loại hình Dịch vụ Dịch Thuật Công Chứng.

• Dịch Thuật Công Chứng Tư Nhân (dấu Văn Phòng Công Chứng): Công chứng bản dịch tại Văn phòng công chứng là việc công chứng viên công chứng bản dịch.
• Dịch Thuật Công Chứng Tư Pháp (dấu Công Chứng Nhà Nước): việc chứng thực bản dịch thực hiện bởi phòng tư pháp Quận, Huyện. Dịch thuật công chứng tư pháp là việc phòng tư pháp chứng thực cộng tác viên đã dịch và cam kết dịch chính xác từ văn bản gốc sang tiếng nước ngoài. Cộng tác viên ở đây là người đủ khả năng, trình độ dịch thuật. Được cơ quan nhà nước kiểm tra trình độ và ký hợp đồng cộng tác viên.

Hai hình thức bản dịch này có giá trị sử dụng và pháp lý như nhau. Tuy nhiên, chúng khác nhau ở chỗ UBND quận huyện chỉ chứng thực chữ ký của người dịch trên bản dịch chứ không chịu trách nhiệm về nội dung dịch thuật. Đối với hình thức công chứng tư nhân, Công chứng viên tại văn phòng dịch thuật công chứng sẽ phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch.

Điều kiện dịch thuật công chứng

Không phải bất cứ văn bản nào đều có thể dịch thuật công chứng. Ngoài nội dung đảm bảo chính xác sự thật, một văn bản muốn dịch thuật công chứng được cần thỏa mãn các điều kiện sau:

• Văn bản, tài liệu phải có chữ ký, con dấu
• Có dấu giáp lai đối với văn bản nhiều trang
• Có chữ ký đối với tài liệu ở các nước không sử dụng con dấu
• Dịch thuật công chứng tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao trước khi tiến hành dịch thuật và công chứng. Trừ trường hợp văn bản, tài liệu của một số quốc gia được miễn hợp thức hóa theo Hiệp định tương trợ tư pháp và Hiệp định lãnh sự giữa Việt nam và quốc gia đó.

Chứng chỉ ngành nghề dịch thuật công chứng

Theo Dự thảo Nghị định, cần phải siết chặt hơn trong việc cấp phép chứng chỉ hành nghề dịch thuật công chứng, nhằm tiến đến chuẩn hóa và tạo cơ sở pháp lý hình thành đội ngũ dịch thuật chuyên nghiệp.

Dư thảo Nghị định quy địch tiêu chuẩn để được cấp Chứng chỉ hành nghề dịch thuật: cần phải có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên hoặc có bằng tốt nghiệp đại học hoặc tương đương trở lên tại nước ngoài đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch và đạt yêu cầu trong kì thi sát hạch.

Đối với những người không có bằng cấp nhưng thông thạo thứ tiếng cần dịch và đạt yêu cầu trong kì thi sát hạch thì có thể được xem xét để cấp Chứng chỉ dịch thuật viên. Kì thi kiểm tra trình độ này được thực hiện và quản lý bởi Hội đồng sát hạch do Bộ Tư pháp hoặc Sở Tư pháp thành lập, còn Chứng chỉ thì do Bộ Tư pháp lập, quản lý danh sách và cấp cho người đạt yêu cầu.

Những trường hợp được miễn kiểm tra sát hạch bao gồm: người đang là giảng viên ngoại ngữ của một trường đại học, giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành ngoại ngữ, tiến sĩ ngoại ngữ.

Phân biệt cộng tác viên và dịch thuật viên

Cũng theo bản Dự thảo thì cần có tiêu chuẩn riêng cho dịch thuật viên và cộng tác viên dịch thuật bởi nếu chỉ có tiêu chuẩn cho dịch thuật viên thì sẽ lẫn lộn giữa người dịch chuyên nghiệp (chỉ hoạt động nghề dịch thuật) và người dịch nghiệp dư (làm thêm ngoài giờ). Hơn nữa, việc không có tiêu chuẩn cho cộng tác viên dịch thuật sẽ là lãng phí nguồn nhân lực vốn tương đối đông đảo đang làm việc trong các cơ quan Nhà nước

Tại sao phải dịch thuật công chứng?

Dịch công chứng đặc biệt cần thiết. Các bản dịch công chứng có giá trị pháp lý là cơ sở để hình thành uy tín trên thương trường quốc tế, giúp các doanh nghiệp dễ dàng xâm nhập vào thị trường quốc tế hơn. Trước hết, doanh nghiệp cần phải xây dựng một hệ thống thông tin thương hiệu, sản phẩm của mình bằng ngôn ngữ của quốc gia mình muốn mở rộng thị trường, nhằm khẳng định uy tín của mình trên thị trường nước ngoài. Vì vậy, những tài liệu cần dịch công chứng sẽ là các danh mục sản phẩm, giới thiệu doanh nghiệp, các bản hợp đồng, giấy phép kinh doanh,.. Dịch thuật công chứng cũng giúp các cá nhân hoàn thiện đầy đủ giấy tờ pháp lý để thực hiện các kế hoạch như du học, du lịch nước ngoài, hay kinh doanh.

Dịch thuật công chứng tưởng chừng là loại dịch vụ dễ thực hiên tuy nhiên nó không hề dễ dàng vì nó đòi hỏi khắt khe về sự chuẩn mực, tính chính xác gần như tuyệt đối với văn bản gốc. Tất cả thông tin trong tài liệu đều ảnh hưởng lớn đến quyền lợi của người sở hữu, nếu có sai sót thì nó sẽ dẫn đến những rủi ro pháp lý, các rắc rối và tranh chấp làm mất thời gian của họ. Chính vì vậy các dịch giả phải có lòng yêu nghề và cực kỳ cẩn thận khi bắt tay vào dịch những tài liệu này.

Những tài liệu nào thường được yêu cầu dịch thuật công chứng

Một vài tài liệu phổ biến hay được yêu cầu dịch công chứng bao gồm: Giấy khai sinh, giấy đăng kí kết hôn, bằng đại học, các loại chứng chỉ, giấy nhập cư,... Riêng trong lĩnh vực kinh doanh, tài liệu dịch thuật công chứng có thể là thông tin về doanh nghiệp hay danh mục các sản phẩm của doanh nghiệp,… bởi đây vốn là những tài liệu cần thiết nhất giúp doanh nghiệp có thể xây dựng được uy tín trên thương trường quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp thâm nhập vào thị trường quốc tế.

Các loại văn bản dịch thuật công chứng:

• Hợp đồng kinh tế, giấy đăng ký thương hiệu, giấy chứng nhận quyền sở hữu
• Giấy chứng nhận quyền hạn, chức vụ, nghĩa vụ của tập thể, cá nhân
• Giấy khai sinh, giấy chứng nhận con nuôi, giấy đăng ký kết hôn
• Hộ khẩu, hộ chiếu, visa.
• Thẻ căn cước, chứng minh thư nhân dân
• Các loại bằng cấp như bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng đại học, cao đẳng, bằng tiến sĩ…
• Học bạ, giấy giới thiệu, các chứng chỉ nghiệp vụ

Các hình thức chứng thực bản dịch

Có 3 hình thức chứng thực bản dịch, cả 3 hình thức này đều có giá trị pháp lý:

• Chứng thực bản dịch của Công ty dịch thuật (có chức năng dịch thuật)
• Chứng thực bản dịch của Phòng Tư Pháp thuộc UBND cấp Quận, Huyện (công chứng nhà nước)
• Chứng thực bản dịch của công chứng viên – thuộc Văn phòng công chứng tư nhân.

Dấu hiệu pháp lý của của một văn bản đã được dịch thuật công chứng

• Được xác thực bởi một cơ quan có tư cách pháp nhân
• Xác nhận chữ ký của người dịch trong đó người dịch cam đoan dịch đúng nội dung từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác.

Quy trình dịch thuật công chứng

Công chứng bản dịch là một trong những loại hình dịch thuật đòi hỏi khá khắt khe bởi loại hình dịch thuật này yêu cầu mức độ chính xác của bản dịch gần như tuyệt đối so với bản gốc. Nếu không bản dịch sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng và dẫn tới những rủi ro về tranh chấp hay đối mặt với các vấn đề về pháp luật. Và tất nhiên, đối với một dịch thuật viên có đạo đức và có trách nhiệm thì điều này là hoàn toàn không thể chấp nhận và tha thứ được.

Tùy vào mục đích sử dụng cũng như yêu cầu của các cơ quan mà Quý khách dự định nộp hồ sơ vào, khi đó mới quyết định bản dịch phải được chứng thực bởi cơ quan nào. Các văn bản đã dịch thuật công chứng đều phải có chữ ký và con dấu (tài liệu của quốc gia không có con dấu thì cần phải có chữ ký), tài liệu có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai.

Đối với tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao trước khi tiến hành dịch thuật và công chứng tư pháp (ngoại trừ trường hợp văn bản, tài liệu của một số quốc gia được miễn hợp thức hóa theo Hiệp định tương trợ tư pháp và Hiệp định lãnh sự giữa Việt nam và quốc gia đó).

Quy trình dịch công chứng như sau:

• Nhân viên dịch thuật tiếp nhận yêu cầu dịch thuật công chứng của khách hàng
• Tiến hành dịch thuật tài liệu sang một hoặc nhiều ngôn ngữ theo yêu cầu của khách hàng
• Sau đó, những tài liệu này sẽ được đưa đến Phòng Tư pháp (thường là của Nhà nước) để chứng thực rằng bản dịch đó là chính xác so với tài liệu gốc (công chứng) có chữ ký của người dịch (đã được niêm yết tại phòng Tư pháp).
• Đến ngày hẹn, khách hàng đến văn phòng để lấy bản dịch thuật công chứng hoàn thiện và thanh toán các chi phí đi kèm.

Những thủ tục sau khi dịch công chứng

Sau khi dịch xong tài liệu công ty dịch thuật sẽ tập hợp đầy đủ hồ sơ cần thiết và mang nó đi công chứng cho bạn hoặc bạn có thể tự đi công chứng theo ý mình. Sẽ có một nhân viên xác nhận bản dịch của bạn là phiên bản hợp pháp. Bạn cũng có thể dịch công chứng tại nơi làm việc của công chứng viên địa phương, hoặc có thể làm việc tại ngân hàng địa phương, kế toán văn phòng các cơ quan phù hợp với lĩnh vực mà giấy tờ bạn cần công chứng hoặc tại các công ty có chức năng dịch thuật.

Thủ tục sau khi dịch thuật công chứng

Một số lưu ý cho bạn để hoàn thành thủ tục:

• Chuẩn bị đầy đủ tài liệu trước khi đi công chứng để tránh mất thời gian. Nếu bạn đang gửi bản dịch cho một cơ quan của chính phủ, hãy chắc chắn rằng các tài liệu chứa các thông tin cần thiết.
• Liên hệ công chứng viên địa phương để xác nhận tài liệu dịch thuật công chứng.
• Chú ý mang bản dịch cho công chứng viên trong giờ hành chính.
• Sau khi công chứng đóng dấu vào tài liệu, bạn phải ký tên, ghi ngày cho bản dịch, v.v. Cuối cùng, công chứng viên cũng sẽ ký vào tài liệu.